Dolmen S.A. E.S.P., comprometido con el tratamiento adecuado, de acuerdo con los fines establecidos para la seguridad física de la organización y la privacidad de la información que, recolecte, almacene, use, circule o suprima; que contenga datos personales de los colaboradores, clientes, proveedores y en cumplimiento del mandato legal, establecido en la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013; y al compromiso organizacional en cuanto al tratamiento de la información, establece medidas generales para garantizar los niveles de seguridad y privacidad adecuados para la protección de datos personales, con el fin de evitar posibles adulteraciones, pérdidas, consultas, usos o accesos no autorizados, aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que administre la empresa Dolmen SA ESP.
1. OBJETIVO
Establecer las pautas y criterios generales para el manejo de datos personales de empleados, clientes y proveedores de DOLMEN S.A. E.S.P., para garantizar la protección de cualquier tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de la sociedad, de conformidad con la normatividad vigente.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DOLMEN S.A. E.S.P., sociedad con domicilio en la Carrera 64 B N. 85 – 80 de la ciudad de Barranquilla (Atl.); Correo electrónico: notificacionesjudiciales@dolmen.com.co, teléfono: 3185900.
3. MARCO NORMATIVO.
A continuación, se menciona la normatividad relacionada con la Protección de Datos Personales: Ley 1266 de 2008 Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 (Reglamento Parcial de la Ley 1581). Circular 02 del 3 de noviembre de 2015 de (Adición al Capítulo 2, Título V de la Circular única de la SIC) Decreto 886 de 2014 – Reglamentación del Artículo 25 de la Ley 1581: Registro Nacional de Base de Datos.
4. ALCANCE.
El presente documento aplicara para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizado o repose en las bases de datos y archivos de DOLMEN S.A. E.S.P., respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las responsabilidades de DOLMEN S.A. E.S.P., y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.
5. DEFINICIONES.
A continuación, presentaremos una serie de definiciones que servirán de guía para la interpretación y aplicación de la presente política de tratamiento de datos: Titular de la Información: Persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de habeas data, demás derechos y garantías. Fuente de la Información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, como consecuencia de una relación comercial o de servicio y que, en razón de la autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información. El Operador de Información, a su vez entregara datos al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador, y debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reservas. Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, vida sexual, y los datos biométricos. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo tratamiento de los datos personales. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamientos de datos. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Autorización del Titular: El tratamiento requiere una autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la Información o los datos personales a su receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. Incidente de Seguridad: Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida o robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Encargado. Reclamo: Proceso mediante el cual los Titulares de los datos personales, podrán solicitar a DOLMEN S.A. E.S.P., la actualización, rectificación, supresión parcial o total de la información, la prueba de la autorización o la revocatoria de la misma.
6. PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el Tratamiento de Datos Personales se cumplirá con los siguientes principios: a) Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a los datos personales DOLMEN S.A. E.S.P., lo hace estrictamente de acuerdo con los requerimientos legales establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. b) Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales obtenidos por DOLMEN S.A. E.S.P., debe obedecer a una finalidad legítima que se informará al Titular. c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento del Titular. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de DOLMEN S.A. E.S.P., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de DOLMEN S.A. E.S.P., se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
7. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN
Los datos serán utilizados por DOLMEN S.A. E.S.P., para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que los vincula con el Titular de Datos Personales, en caso de existir y en particular para: a) Desarrollar relaciones comerciales con terceros. b) Informar sobre nuevos productos o servicios. c) Realizar tratamiento estadístico de sus datos y consultar en centrales de riesgo. d) Evaluar calidad de productos y servicios. e) Desarrollar actividades de mercadeo y promocionales. f) Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercadeo. g) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular. h) Responder requerimientos legales de entidades del estado (sector público), administrativas y judiciales. i) Realizar procesos de reclutamiento, selección, afiliaciones, investigaciones de Incidentes, accidentes. j) Ejecutar el contrato de trabajo, prestación de servicio, comercial, otros. k) Entablar Comunicación en caso de Emergencia l) Identificar condiciones de Salud para aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo m) Certificaciones laborales, comerciales, otros. El Responsable del Tratamiento hará uso de los datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al Titular de Datos Personales. Por ningún motivo se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la información solo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.
8. DERECHO Y DEBERES DE LOS TITULARES
El titular de los Datos personales tendrá los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frentes a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto al uso que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a los dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la constitución. f) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El Titular de los Datos Personales debe mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de la misma, DOLMEN S.A. E.S.P., no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada de la inexactitud de la información suministrada por el Titular.
9. AUTORIZACIÓN
El Tratamiento de Datos Personales realizado por DOLMEN S.A. E.S.P., requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. Dolmen S.A. E.S.P., en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, sus causahabientes o representantes legitimados. La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, y que, además pueda demostrarse de manera inequívoca, que el Titular de los Datos Personales: a) autorizó el tratamiento, b) conoce y acepta que Dolmen S.A. E.S.P., recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados.
10. CASOS EN QUE NO SEA REQUERIDA LA AUTORIZACION.
En los siguientes casos no se requiere autorización: Información requerida por una autoridad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Datos de naturaleza pública. Casos de urgencia médica o sanitaria. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el registro civil de las personas.
11. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con: Origen racial o étnico. Orientación política. Convicciones religiosas / filosóficas. Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos. Salud. Vida sexual. Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto). El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA EMPRESA deberá: Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento. IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.
12. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA EMPRESA sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, LA EMPRESA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
13. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES
LA EMPRESA podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales. Igualmente, LA EMPRESA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a LA EMPRESA cuando: a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de LA EMPRESA; b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información. En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre LA EMPRESA y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado: Dar Tratamiento, a nombre de LA EMPRESA a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales. Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales
14. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
DOLMEN S.A. E.S.P., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y se evaluara su efectividad.
15. AREA RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS EN RELACION CON EL TRATAMIENTO DE DATOS DE DOLMEN S.A. E.S.P.
El Departamento Jurídico de la sociedad DOLMEN S.A. E.S.P., será responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos, donde el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, las cuales deben ser enviadas por el Titular a la Carrera 64 B N. 85 – 80 de la ciudad de Barranquilla (Atl.), teléfono 3185900 ext. 11403. De igual forma podrán dirigir sus solicitudes al correo electrónico: info@dolmen.com.co
16. TERMINO PARA ATENCION DE CONSULTAS
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, la solicitud de consulta debe ser atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles constados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
17. ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLITICA Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
La presente política aplica con versión 01, a partir del 02 de enero de 2016. Se actualiza en debida forma a partir del 04 de febrero de 2021 con versión 02. Las bases de datos sujetas a tratamiento de DOLMEN S.A. E.S.P., estarán vigentes mientras continúen ejerciendo las actividades propias de su objeto social o término que establezca la ley.